אין להתחמק מכך, אנו חיים בעידן הירוק, ואם נחדד בעידן הטכנולוגי הירוק. מכאן שלצד ארגונים סביבתיים, חינוך הילדים בכל הנוגע לשמירה על הסביבה, תוספת של פחי מיחזור, אכיפה מוגברת ותקנים, גם ניתן למצוא תתי שירותים נוספים אשר הופכים את סך ההתנהלות היומית להרבה יותר מתחשבת וירוקה, כך שבין היתר גם פותחה "חשבונית ירוקה" שמסייעת למזער פסולת נייר. עם זאת, לצד העובדה ששמירה על הסביבה הינה מטרה נעלה, אין להניח שבכך נסכם את מהות החשבונית, וזאת כי במקרה זה שמירה על איכות הסביבה מהווה רק ערך מוסף – סעיף אחד מתוך רשימת היתרונות הארוכה.
מהיר ויעיל
עסק שבוחר להשתמש בחשבונית ירוקה בוחר להתייעל, לחסוך ולהרוויח בכמה מישורים, וזאת בשל אופי ההתנהלות, האפשרויות שהחשבונית הירוקה מעניקה והזמן הרב שהיא חוסכת. יש להבין שכאשר עסק עומד לשלוח חשבונית, הוא נדרש למלא ידנית, לשים במעטפה, למלא בכל פעם מחדש כתובת, להגיע לסניף הדואר, לחכות בתור ולזכור להביא כסף קטן עבור רכישת בול. כל הפעולות האלו לוקחות לא מעט זמן, וכפי שידוע זמן שווה כסף. מכאן שכאשר בוחרים להשתמש בחשבונית ירוקה, פשוט יש להיכנס למחשב האישי, להקליק על כמה כפתורים ולשגר את החשבונית במייל – מהיר ויעיל!
מעקב
כל עצמאי יודע עד כמה מעקב הנו חשוב, ובאותה נשימה עד כמה מעקב עשוי להוות מטרד, ולו כי יש את העסק עצמו שצריך לנהל. אי לכך באמצעות חשבונית ירוקה ניתן לדעת שהמעקב מנוהל עבורכם, ועל כן כל שנותר לעשות זה רק לשלוף את הנתונים, כיוון שהכול מתועד ומאפשר בדיקה מהירה. מכאן שמתאפשר לדעת ביתר קלות האם הלקוח קיבל את החשבונית ועוד מגוון נתונים חשובים, כגון מהו צפי התקבולים, אלו לקוחות הפכו לקבועים, אלו חשבוניות מצריכות גבייה, מהו מצב החודש מבחינת הכנסה וכדומה.
שקט נפשי
גם אם יש לכם רואה חשבון, עדיין טוב לדעת שאתם מגובים מכיוון נוסף, מבחינת תיעוד ההכנסות וההוצאות. מדוע? כיוון שגם אם תפתיע אתכם בדיקה מטעם מס הכנסה, אתם מראש יכולים להיות רגועים שבאמצעות לחיצת כפתור תוכלו להציג את סך הנתונים באופן מאורגן ומתועד כהלכה.
מיתוג
לצד שלל היתרונות הרבים שמאפיינים חשבונית ירוקה, גם יש לקחת בחשבון שהיא משווקת את העסק כמקצועי ואיכותי, ולו כי הצד השני עתיד להתרשם שאתם מודעים לפיתוחי הטכנולוגיה, שאתם חושבים על הסביבה, שאתם יודעים כיצד להתנהל ושאתם מאורגנים ומסודרים, ואלו תכונות שללא ספק מושכות לקוחות. בנוסף, מערכת חשבונית ירוקה גם מאפשרת להפיק מסמכים מעוצבים ובעלי חתימה אישית, כך שמבלי לפנות אל מעצב גראפי ניתן ליהנות משירות משלים.
עלות
העלות של חשבונית ירוקה נחשבת לזולה והיא מתומחרת פר חודש, בהתאם לכמות המסמכים הנדרשים. למשל עסק שזקוק ל50 מסמכים מדי חודש ישלם הרבה פחות מעסק שזקוק ל200 מסמכים מדי חודש. כמו כן, יש חבילות בסיסיות שמאפשרות שדרוג באמצעות תשלום נוסף. מכאן שניתן לדרוש מהחשבונית הירוקה שתנהל מערכת תשלומים און ליין, שתפיק יותר מסמכים, שתבצע דוח הוצאות בהתאם לפילוחים מועדפים, שתייבא פריטי מידע ממערכת אחרת, שתאפשר שימוש עבור מספר עסקים במקביל ועוד.
3 דגשים
לבסוף נציין שאכן מדובר בכלי חשוב ביותר, אך לפני שממהרים לבחור בחשבונית ירוקה כזו או אחרת, יש לוודא שהחשבונית מכילה חתימה אלקטרונית מאושרת, שהלקוח נתן את הסכמתו והוא מתחייב לשמור את הקבצים השונים במערכת הספרים. בנוסף, עליכם בעלי העסק להודיע בדואר שאתם מתכוונים להיעזר במסמכים ממוחשבים, אך רק לקראת השימוש הראשוני. נשמע כדאי? תבדקו, יש מערכות שמציעות תקופת שימוש ללא התחייבות.
